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招聘物业办公室主任

职位要求:

职能种类: 物业/房产/装修 工作方式: 全职 发布日期: 2007-9-21
招聘人数: 1人 学历要求: 不限 截止日期: 2007-10-21
工作经验: 不限 工资报酬: 面议    
招聘范围: 天津
联系电话: 电邮联系 传真号码: 不公开  

职位描述:

一、职位说明
职位名称 办公室主任 委托人数 1名
直接上级职位:
下属职位: 行政后勤组/含车队食堂等、信息技术组、法务组
候选人的任职条件:
1、 男,大专以上学历,年龄28-40岁。
2、 职业化程度高、职业操守高尚,团队意识强,沟通主动、配合顺畅。
3、 有一定外部资源,并能代表企业进行各层次外部联系,为企业建立良好的外部发展环境。
4、 有丰富的行政管理经验,具备策划和规划能力,具备系统性思维方式、服务意识强,自如处理例外事件;能够作为企业的组织、协调中心,促进企业提高运营效率,为企业建立良好的内部发展环境。
5、 文案能力强、自我改进和提升的能力突出。具备团队管理和部署培养能力,有全局意识,能承受工作压力。
6、 有大型集团性企业工作经验者优先。
岗位职责:
一. 负责公司与社会各界建立和保持良好的公共关系,进行公司品牌形象宣传;处理各项各层次对外事务,审批、协调、安排公司的往来参观、采访、交流等活动;
二. 承担公司目标、计划管理职能。前瞻性地规划公司发展,制定相应完善的制度并监督执行;监督集团、地产各项指令以及公司各项决议的落实;负责公司中长期发展规划及年度工作计划的起草、跟进落实情况;加强职能管理,使公司各项工作规范化,提高办事效率;
三. 承担公司信息管理职能,制定完善相应制度并监督执行,建设信息管理团队;作为公司与集团、地产的唯一正式信息沟通渠道,提供有效资讯;负责公司对政府、媒介的信息编审发,其它对外信息的审核;
四. 策划、组织和主持公司层面的大型工作会议;
五. 负责建设维护公司的电脑网络系统及电脑类办公设备,保障系统安全、稳定、高效地运行。
六. 不断改善、优化公司网络系统,推行、维护集团和公司现有管理软件,运用新技术不断搭建、完善公司网络办公自动化平台;
七. 负责公司资产、行政、办公、后勤等事务性工作,监督指导各项目物资采购和库房管理,负责公司车队、食堂宿舍等管理,组织物资供方评审,逐渐完善公司各项行政管理制度,保存物资采购审批电子文档;
八. 负责公司各类行政证照、印鉴的申办、年审、延期、变更手续的办理,对合法性及有效性进行监控;
九. 全面负责公司法律事务、法律风险纠正与规避,提高风险预防预控和处理水平,防止遗留漏洞。介入突发事件处理,并配合集团法律工作,逐步建立依法服务、合法管理的内外部环境。
十. 负责指导各部门和管理处的资料与档案管理工作,建立和维护公司资料、管理制度、合同等总目录;保管公司重要资料,包括大合同及其审批电子文档、总经理/办公室公文、公司对外信息、部门内外信息记录等;对公司资料管理效果果负责。
十一. 负责公司公章、部门印章使用、审核和管理,杜绝管理漏洞和风险。
十二. 负责本部门日常事务审核和团队管理,指导各专业口推进工作、及其人员培养。所属各业务组职责举例——行政组工作职责
1、 负责公司及所有项目的总务后勤、接待服务工作;
Ø 本部办公环境、设施及秩序、氛围的营建、管理(包括更衣室、资料室、接待室、休息室、会议培训室等、独立办公间、洗手间等等),使所有环境都具备万科良好的“**间/区文化”,对物业服务提供方提出相应要求并落实;
Ø 本部库房管理和物资采购、资产管理,并应用思源管理系统;
Ø 项目库房管理和物资采购、资产管理的监督、监管,及思源管理系统应用情况督导;标准:
1) 资产、库房管理清洁、秩序,整体效果良好,物资出入库、资产采购调拨报废手续准确完全及时,随时保持帐卡物一致;管理工作按规定流程执行、记录完全;
2) 盘活所有资产,减少库存和资金占压;
3) 培养公司战略合格供应方、实现共赢发展;保证公司物资需要,保证采购无违规行为;
Ø 公司及项目物资供方的管理、控制,物资采购价格控制(含市场调研);
Ø 公司车队(司机、车辆、运营、交通安全)管理;兼管车辆、司机的手续办理,为管理人员做好后勤,使他们以更大精力投入工作;
Ø 公司通信设备管理,包括公共办公和管理需要两部分(其中包括对讲和站台);
Ø 前台接待管理范围的工作,办公区突发事件的应对处置;
Ø 职员工作条件的供应和保证,如工服、工牌(项目)的专项统筹管理;专业工种安全工作条件的配备,如电工鞋、雨衣雨鞋等;
Ø 公司级会务服务;公司来宾接待服务;
Ø 其他专项业务后勤性管理,例如各项目食堂、员工宿舍等;Ø 从行政角度支持项目重要业务节点、及重大活动。
2、 负责公司各部门、项目、环节间的协调,起到润滑、和谐、促进业务开展的作用;
3、 公司公共外联关系的统筹管理、公司本部外部关系管理。为公司建立和维护良好的外部生存、发展环境;
4、 公司各项、各期证照办理;
5、 公司特殊疑难事件处理;
6、 建立健全各项相关规章制度、流程
7、 以上工作流程和制度的建立修订完善提高,以各种方式进行督导、保证其实施质量;相应人员管理,费用、流程的申报和审批;8、 其他。

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公司简介:
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